ทุกวันนี้แม้ว่าแต่ละคนจะมีตารางงานที่ยุ่งเหยิง แต่การค้นหาตารางเวลานัดหมาย หรือการประชุม กลายเป็นเรื่องที่ไม่ยากอีกต่อไป ด้วยการกำหนดตารางเวลาผ่านปฏิทินและประชุมออนไลน์ ช่วยให้ประชุมงานสำคัญ ๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ไม่ว่าจะเชื่อมต่อกับคนเดียวหรือหลายคน Meet สามารถนำเสนอการประชุมทางเสียงและวิดีโอได้เป็นอย่างดี ช่วยทำให้ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ในด้านการเรียนการสอนแบบออนไลน์ก็เช่นกัน เราสามารถประยุกต์ใช้ Google Calendar และ Meet เข้าด้วยกัน โดยอาจารย์ผู้สอนจะต้องสร้างกิจกรรมในปฏิทินนัดหมายและตั้งค่าให้มีการใช้ Meet สามารถเชิญผู้เข้าร่วม ซึ่งอาจเป็นนักศึกษาหรืออาจารย์ที่สอนร่วมผ่านอีเมล ให้เข้าร่วม รายชื่อเหล่านี้สามารถดึงจากรายชื่อผู้ติดต่อที่อยู่ในระบบของ Google ซึ่งผู้เข้าร่วมจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนให้เข้าร่วมกิจกรรม สามารถแนบไฟล์และแชร์ไฟล์จาก Google Drive นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดให้ทำซ้ำกับกิจกรรมที่เกิดขึ้นเหมือนเดิมทุกๆ สัปดาห์ เช่นตารางเรียนตารางสอน ทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องเสียเวลาสร้างกิจกรรมเดิมๆ หลายๆ ครั้ง สามารถแชร์กิจกรรม หรือแจ้งให้คนอื่นทราบว่าผู้ใช้ว่างในเวลาใดด้วยการเผยแพร่ปฏิทินแบบง่ายๆ และยังสามารถนำปฏิทินไปรวมไว้ใน Google Sites ได้อีกด้วย
ขั้นตอนในการสร้างตารางนัดหมายด้วย Google Calendar และ Meet
ขั้นตอนที่ 1 เปิดปฏิทินผ่านแอพ Google Calendar หรือ https://calendar.google.com/ เพื่อเข้าไปสร้างปฏิทินนัดหมายหรือการสอนของรายวิชาที่ต้องการสร้าง
ขั้นตอนที่ 2 ทำการสร้างปฏิทินนัดหมาย โดยกดที่ปุ่ม “+ สร้าง” หรือจะใช้วิธีคลิกเลือกวันที่และเวลาที่ต้องการสร้างปฏิทินนัดหมาย เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่มเลือก “ตัวเลือกอื่น” เพื่อให้สามารถกำหนดค่ารายละเอียดได้มากขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดค่าตามหัวข้อต่างๆ ให้ถูกต้อง โดยยึดตามตารางสอนหรือกิจกรรมจริงของอาจารย์ผู้กำหนด โดยมีรายละเอียดการกำหนดค่าหัวข้อสำคัญ ตามหมายเลขในภาพดังต่อไปนี้
หมายเลข 1. ชื่อปฏิทิน ให้ตั้งชื่อกิจกรรมให้สื่อความหมาย เช่น สอนวิชาเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ชื่อกิจกรรมนี้จะไปแสดงใน Google Meet เป็นภาษาไทยตามที่เราตั้ง เพราะหากไปตั้งชื่อห้องใน Google Meet จะไม่ยอมให้ตั้งเป็นภาษาไทย
หมายเลข 2. ให้กำหนดวันเวลาที่เริ่มต้นสอนในปีการศึกษานั้น ๆ โดยให้กำหนดวันเวลาตามในปฏิทินการศึกาษาของมหาวิทยาลัยราชภัฏบุรีรัมย์ หรือหากนำไปใช้ในกิจกรรมอื่นๆ ก็กำหนดวันเวลาเริ่มต้นของกิจกรรมนั้น ๆ
หมายเลข 3. การเกิดซ้ำ ให้คลิกที่คำว่า “ไม่เกิดซ้ำ” จะปรากฏรายการขึ้นมาให้เลือก เราสามารถเลือกที่จะให้เกิดกิจกรรมนี้ทุกวันอะไรของสัปดาห์ เช่น ทุกวันอังคารของสัปดาห์ ก็สามารถเลือกเป็น รายสัปดาห์ในวันอังคาร แต่หากมีกำหนดระยะเวลาสิ้นสุดที่แน่นอน กรณีใช้ในการกำหนดตารางสอนของมหาวิทยาลัยราชภัฏบุรีรัมย์ อาจารย์ผู้สอนควรยึดตามปฏิทินการศึกษาของมหาวิทยาลัย ว่าวันสุดท้ายของการเรียนคือวันใด ให้เลือกเป็นกำหนดเอง… จากนั้นให้เลือกวันสิ้นสุด คือวันสุดท้ายตามปฏิทินการศึกษาของมหาวิทยาลัย
หมายเลข 4. คลิกที่ข้อความในช่อง “เพิ่มการประชุมทางวิดีโอ Google Meet” จะปรากฏลิงก์ในการประชุมขึ้นมา สามารถคัดลอกลิงก์นี้แชร์ไปให้ผู้เข้าร่วมประชุม หรือนำลิงก์นี้ไปใส่ Lms ได้ ส่วนวิธีการสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ LMS: การเชื่อมโยง LMS กับ Google Meet
หมายเลข 5. เพิ่มผู้ร่วม ถ้ามีอยู่อีเมลหรือชื่อผู้ติดต่อของบุคคลหรือบุคคลที่ต้องการเชิญเข้าสู่ในการเรียนการสอน หรือการประชุมนี้ครั้งนี้ ก็สามารถเพิ่มเข้าไปได้ Google Calendar ช่วยวางกำหนดการกิจกรรมได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการสามารถตรวจสอบเวลาว่างของผู้ร่วมที่ใช้อีเมลภายในโดเมนของมหาวิทยาลัย สามารถแชร์ปฏิทินเพื่อให้คนอื่นเห็นรายละเอียดของกิจกรรมทั้งหมด หรือจะให้เห็นเฉพาะเวลาว่างก็ได้ เมื่อใกล้ถึงเวลาจะมีข้อความแจ้งเตือนผู้ที่อยู่ในรายชื่อและจะเข้าร่วมกิจกรรมนี้ และหากผู้ร่วมเข้า Google Meet ตามเวลานัดหมาย จะมีปุ่มให้เข้าร่วมกิจกรรมให้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องมีลิงก์ก็ได้
หมายเลข 6 การแจ้งเตือน โดยค่าเริ่มต้นใน Google Calendar จะแสดงการแจ้งเตือนแบบป๊อปอัป 10 นาทีก่อนกิจกรรม ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนเวลาการแจ้งเตือนภายในการตั้งค่าของปฏิทิน การแจ้งเตือนจะแจ้งในอุปกรณ์ที่เปิดให้มีการแจ้งเตือน การแจ้งเตือนเฉพาะคนที่มีรายชื่อและยอมรับจะเข้าร่วมกิจกรรมนี้
หมายเลข 7. รายละเอียด สามารถใส่รายละเอียดเพื่ออธิบายกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถอ่านรายละเอียดล่วงหน้าก่อนเข้าประชุมหรือเข้าเรียนได้ รวมทั้งสามารถแนบไฟล์หรือแชร์ไฟล์ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถดาวน์โหลดไปอ่านได้
หมายเลข 8. เมื่อกำหนดค่าต่างๆ ตามต้องการแล้วให้กดบันทึก เพื่อเป็นการบันทึกกิจกรรมต่างๆ ที่กำหนดไว้ เมื่อบันทึกเสร็จจะเกิดกิจกรรมตามวันเวลาที่กำหนดไว้ ลองคลิกดูวันอื่นๆ เพื่อตรวจสอบว่าเกิดกิจกรรมซ้ำตามที่กำหนดหรือไม่
ปฏิทิน Google สามารถเปลี่ยนแม้แต่คนที่ไม่มีระเบียบให้กลายเป็นคนที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด เพราะสามารถช่วยในเรื่องการจัดการตารางการทำงานต่าง ๆ ตั้งแต่การตั้งเวลาการนัดหมายไปจนถึงการเชื่อมโยงผู้คนจากทั่วโลก ปฏิทินนี้ทำมากกว่าบอกได้ว่าวันนี้เป็นวันอะไร แต่สามารถกำหนดเวลาการประชุมระยะไกลด้วยลิงก์วิดีโอร่วมกับปฏิทิน รวมทั้งหาเวลาว่างและเผยแพร่ลงในเว็บไซต์ได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้ผู้ติดต่อด้วยสามารถจองเวลากับได้ เป็นหนึ่งในระบบปฏิทินบนระบบคลาวด์ที่ได้รับความนิยมใช้กันมาก ซึ่งมีผู้คนนับล้านคนทั่วโลกที่กำลังใช้งานแอปพลิเคชันนี้อยู่ ถูกออกแบบมาเพื่อให้ทำงานเป็นทีมได้ ทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องเสียเวลาและยุ่งยากกับการวางแผนต่างๆ มากเกินไป ช่วยทำให้ผู้ใช้มีเวลาในการลงมือทำงานมากขึ้น ด้วยปฏิทินที่สามารถแชร์ร่วมกันได้และผสานรวมอย่างสมบูรณ์แบบร่วมกับ Gmail, ไดรฟ์, สมุดติดต่อ, Sites และ Meet ทำให้ผู้ใช้รู้ปฏิทินการทำงานได้ล่วงหน้าเสมอ ว่าแผนงานถัดไปคืออะไร รวมทั้งสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ